sábado, 14 de junio de 2008

Optimización de Procesos - parte I

La Optimización de Procesos tiene varios matices, seguidores y detractores, pero lo cierto es que el término "optimización" en si es demasiado ambicioso para la dinámica de las empresas de hoy las cuales se ven obligadas a "ajustarse" al entorno, nuevos estándares y normativas legales. Por esta razón y en el sentido estricto, optimizar procesos es un desafío muy costoso e incluso doloroso para la industria.
  • ¿Cómo podemos abordar el desafío de optimizar procesos?
  • ¿Qué es lo que está haciendo la industria hoy?
Para responder la primera pregunta debemos entener qué significa el término en conflicto. Optimizar es encontrar el mínimo o el máximo de una función respecto a ciertas restricciones. Sin duda, alcanzar el mínimo o máximo es obtener la "mejor" solución entre otras soluciones factibles. Ahora bien, el mejor proceso debe ajustar el flujo de tareas, entradas y salidas de manera que entregue la mejor calidad al menor costo y en el menor tiempo. Sin embargo, si queremos aumentar la calidad de un producto o servicio (core process) siempre se incurre en inversión de tecnología y personas (costos aumentan) pero a la vez podemos reducir los tiempos (de producción, soporte, time-to-market, etc.) y en el peor caso aumentarlos lo cual depende de otros factores tales como: correcta elección de la tecnología, capacitación de las personas, estrategias de gestión (gestión del cambio y gestión del conocimiento).
Alternativamente, si queremos reducir los costos asociados al producto o servicio (core process) muchas veces las empresas disminuyen los tiempos pero a la vez disminuye la calidad. De este modo, si queremos reducir los tiempos asociados al producto o servicio (core process) una vez más incurrimos en costos y reducción de la calidad. Finalmente, la flexibilidad de un proceso está asociada a cuán rapido se ajusta a los cambios y dinamismo de la empresa y del entorno los cuales podemos dividir en factores internos y externos.




Los factores internos son aquellas medidas e iniciativas de la empresa para realizar cambios a un proceso para mejorar su desempeño tomando en cuenta las variables de costo, tiempo, calidad y flexibilidad. Los factores externos son todos aquellos factores que provienen desde el entorno de la empresa y que son identificados por medio de Inteligencia de Negocios (o Business Intelligence, BI), área de márketing, área de finanzas (principalmente, factores de desempeño económico), como también desde nuevos estándares y/o normativas legales. De esta manera, los factores externos influyen directamente en los internos.

Por lo tanto, la optimización de procesos debe considerar los factores internos y externos de una organización para luego llevarla a cabo.
La siguiente no es una receta, pero sirve como un primer approach para optimizar procesos dentro de una organización:
  1. Cuando utilice el término "Optimización" debe dejar en claro las limitaciones de encontrar el mejor proceso y que en la práctica sólo encuentra el que mejor se ajuste a la realidad de cada empresa que se ve afectada por factores internos y externos.
  2. Identifique el core process que quiere optimizar. El core process es aquel identificado a partir de la estrategia de negocios de la empresa. Si no recuerda qué es un core process puede ver las siguientes referencias:
  3. Identifique los factores internos y externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño del proceso y dueños de tareas y áreas específicas dentro de la empresa. No olvide que muchos procesos son tranversales a la organización.
  4. Identifique la variable que quiere "mejorar" dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad.
  5. Aplique reingeniería, buenas prácticas o rediseño del proceso.
  6. Simule su nuevo proceso iterativamente hasta encontrar el que mejor se ajuste a sus requerimientos.
  7. Defina medidas de rendimiento de su nuevo proceso (KPIs) y monitoreelos.
  8. Gestione el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas tranversales afectadas.
  9. Gestione el conocimiento generado y actualizado en la organización a partir de los cambios realizados al proceso optimizado (o mejorado)
  10. Monitoree el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas (Process Mining)
Algunos detalles de los pasos 5 al 10 y la respuesta a la segunda pregunta la daré en una próxima oportunidad, pero les sugiero ver un adelanto en este post de mi blog: Process Optimization - a point of view.

Espero vuestros comentarios y consultas.

- Ricardo Seguel P.

miércoles, 11 de junio de 2008

Forrester Research Videos

Forrester Research también tiene un canal en Youtube. Acá hay un interesante video acerca de Enterprise Architecture and Innovation.




Saludos,
Ricardo Seguel P.

El primer canal de TV de BPM - ARIS TV

Hoy fue el lanzamiento de ARIS TV un canal acerca de BPM, el primero en el mundo y que tiene por objetivo sensibilizar acerca de la importancia de BPM:

ARIS TV is not supposed to be just some kind of high-gloss image campaign. It means to really bring value to the ARIS BPM community by targeting interesting topics with valuable information for your daily work in an easy and understandable way. We have already produced some further interviews that we will broadcast very soon.





Acá está el link del post original:
http://www.arisblog.com/


Ricardo Seguel P.

martes, 10 de junio de 2008

Enterprise SOA - a beginners reference

Este post de SAP es muy bueno para comprender en terminos generales lo que trata el post anterior (EIM y SOA). Lo importante acá no es la plataforma SAP en sí, sino los conceptos que se exponen.
En esta imagen se puede apreciar el enfoque de cada capa: procesos, usuarios y servicios; los cuales interactúan con los diferentes repositorios de datos.


Ver post original aqui:
https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/weblogs?blog=/pub/wlg/9837


- Ricardo Seguel P.

EIM y SOA

Aca hay un interesante artículo de SAP acerca de Enterprise Information Management in an Enterprise SOA Context.

Ver post original aqui:
https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/weblogs?blog=/pub/wlg/9909

A new whitepaper describes the basic concepts of Enterprise Information Management (EIM) and enterprise SOA, and outlines the interaction models of both. Generally, in such interaction EIM provides the information layer covering both structured and unstructured data, and at the same time ensures that this data can be easily consumed in a given business context within an enterprise SOA. The result must be the enabling of flexible, information-rich end-to-end processes.
The paper explains how EIM applies the concept of integrating data, turning it into enterprise information and revealing it as enterprise knowledge while putting the business user in the driver’s seat.



- Ricardo Seguel P.

domingo, 8 de junio de 2008

Entrevista Quincenal: Arquitectura de Sistemas

El entrevistado de esta quincena es Mario Saffirio, Ingeniero Civil Electricista con más de 30 años de experiencia en tecnologías de información, se ha dedicado en los últimos 8 años a la dirección y ejecución de proyectos de implementación de sistemas ERP. Actualmente es Enterprise Architect en Embotelladora Andina S.A., Chile.

Los sistemas de información son escenciales para las operaciones de la empresa moderna. El diseño de la arquitectura de sistemas es una fase crítica que debe ir alineada con la estrategia de la organización para el soporte adecuado de los procesos de negocios. Esta quincena Mario Saffirio comparte con nosotros su punto de vista y basta experiencia en el área.

Ver entrevista aqui:
http://bpmchile.googlepages.com/entrevista08-06-08

- Ricardo Seguel P.

lunes, 2 de junio de 2008

Forrester - Topic Overview

Aca hay un interesante overview de Forrester acerca de Business Process del año 2006 que aún esta vigente y que contiene algunas definiciones interesantes:

"Business process redesign entails looking critically at existing business processes and taking the necessary steps to achieve performance improvements — whether it is incremental, continuous improvement over time, substantial business process redesign, or business transformation."

Acá esta el link original:
http://www.forrester.com/Research/PDF/0,5110,39219,00.pdf



- Ricardo Seguel P.